Cancelar Licenças Após Dissolver a LLC

Protocolar os Articles of Dissolution encerra a entidade legal. Isso não toca em nenhuma licença, alvará ou registro fiscal que a entidade mantinha. Esses são registros separados, com agências separadas, e a maioria deles nem verifica se a empresa por trás ainda existe.

É por isso que donos que fizeram tudo certo na Secretaria de Estado ainda recebem um aviso de sales tax em fevereiro, ou uma cobrança de renovação de licença profissional no ano seguinte, ou uma multa por uma declaração que ninguém entregou.

Por Que a Dissolução Não Cancela Tudo Automaticamente?

Porque nenhuma agência fiscaliza as outras. Seu registro na Secretaria de Estado, suas contas fiscais estaduais, sua licença municipal e a licença do seu conselho profissional são quatro sistemas diferentes que não conversam entre si.

A dissolução é um protocolo com uma única agência. Encerrar um negócio é uma lista de protocolos com cada agência que um dia emitiu algo para você.

Alguns desses registros simplesmente vencem, sem consequência. Outros continuam gerando obrigações. Os perigosos são as contas com obrigação de declaração periódica, porque uma declaração não entregue pode gerar multa mesmo quando não houve receita a informar.

O Que Realmente Precisa Ser Encerrado?

Contas fiscais estaduais. A categoria mais importante. Uma permissão de sales tax ou de vendedor normalmente exige uma declaração final marcada como tal, e em muitos estados a conta continua esperando declarações periódicas até você fechá-la formalmente. Declarar zero para sempre não é a mesma coisa que encerrar a conta.

Contas de empregador. Se você já teve funcionários, tem contas estaduais de retenção na fonte e de seguro-desemprego. As duas exigem declarações finais e encerramento formal, e as duas são fonte comum de multas depois da dissolução.

Licenças locais e municipais. Alvarás gerais de funcionamento, licenças sanitárias, habite-se, alvarás de fachada. São emitidos pela cidade ou pelo condado e são invisíveis para o estado. Muitos se renovam sozinhos e cobram.

Licenças profissionais e setoriais. Construção, bebidas alcoólicas, creche, saúde, imóveis. Costumam ter seus próprios conselhos, seus próprios ciclos de renovação e, às vezes, suas próprias penalidades por deixar vencer sem aviso em vez de encerrar direito.

Nomes fantasia e DBAs. São registrados separadamente da entidade, então sobrevivem a ela. Em vários estados continuam sendo renovados.

Registros como empresa estrangeira. Se você se registrou para operar em outros estados, cada um precisa da sua própria retirada. Dissolver no seu estado de origem não faz nada por eles, e eles continuam acumulando obrigações de relatório anual e franchise tax.

Em Que Ordem Você Deve Encerrar Tudo?

É aqui que a sequência importa de verdade, e fazer na ordem errada é o que transforma um encerramento limpo em um problema de seis meses.

Feche as contas fiscais estaduais antes de protocolar a dissolução. Vários estados exigem certidão de regularidade fiscal para dissolver, ou exigem que as declarações finais sejam entregues primeiro. Se você encerra a entidade e só depois tenta fechar a conta fiscal, pode acabar precisando agir em nome de uma empresa que legalmente não existe mais, algo que algumas agências lidam muito mal.

Retire os registros estrangeiros antes de dissolver a entidade no estado de origem. A mesma lógica. A papelada de retirada normalmente exige que a entidade esteja em good standing, e dissolver em casa pode tirá-la do good standing em todos os outros estados.

Cancele as licenças locais quando quiser, mas faça por escrito. As prefeituras são as mais propensas a continuar cobrando no automático e as menos propensas a ter um processo de cancelamento organizado. Consiga algo por escrito e com data.

Mantenha a conta bancária aberta até o fim. Você provavelmente vai precisar dela para pagamentos finais de impostos e para restituições. Fechá-la primeiro é um erro comum e evitável.

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O Que Acontece Se Você Pular Essa Parte?

A entidade acabou, então o estado não pode cobrar da empresa, mas isso não significa que nada aconteça.

Declarações não entregues em uma conta fiscal aberta acumulam multas em nome dessa conta. Dependendo do estado e do tipo de imposto, as regras de responsible party podem transferir certos trust fund taxes não pagos, em especial o sales tax cobrado dos clientes e a retenção na fonte da folha de pagamento, para as pessoas que tocavam o negócio. Essas são as duas categorias em que "a LLC está dissolvida" não é uma resposta completa.

Licenças profissionais que vencem em vez de serem encerradas também podem complicar um pedido futuro, porque "você já deixou alguma licença vencer?" é uma pergunta que aparece em formulários de renovação e reativação anos depois.

Um Jeito Prático de Achar Tudo

A maioria dos donos não consegue listar os próprios registros de memória, e os que eles esquecem são justamente os que cobram.

• Puxe doze meses de extratos bancários e de cartão e procure qualquer pagamento a um governo ou a uma agência. Taxas recorrentes de licença aparecem aí mesmo quando você já esqueceu o nome do órgão.
• Consulte o portal de empresas do seu estado atrás de toda conta ligada ao seu EIN, não só o registro da entidade.
• Procure a entidade em cada estado onde você já operou, não apenas naquele em que a abriu.
• Confira a correspondência que o negócio ainda recebe atrás de avisos de renovação, que muitas vezes são a única prova de que um alvará existe.

A Versão Curta

O protocolo na Secretaria de Estado é a parte de que todo mundo lembra e a que menos causa problema depois. As contas fiscais e as licenças são a parte que continua custando dinheiro, e elas se encerram em uma ordem específica: primeiro contas fiscais e retiradas de registros estrangeiros, depois a dissolução da entidade, licenças locais quando der, e a conta bancária por último.

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