Cómo Cerrar una LLC que Tuvo Empleados

Cerrar una LLC que tuvo empleados significa presentar más que el papeleo estatal habitual de disolución. Necesitas un Formulario 941 o 944 final, un Formulario 940 final para el desempleo federal, W-2 entregados a cada empleado, y el Formulario W-3 enviado al Seguro Social, todos marcados como finales para que el IRS sepa que no debe esperar futuras presentaciones.

¿Qué Pasos Adicionales Necesita una LLC con Empleados para Cerrar?

Una LLC sin empleados a menudo puede cerrar solo con la presentación estatal y una declaración de impuestos final. Una LLC con empleados tiene que cerrar formalmente la nómina además de eso: pagar los salarios finales, presentar las declaraciones finales de impuestos sobre nómina, entregar los W-2 a todos los que recibieron pago durante el año, y cerrar las cuentas estatales de desempleo o retención. Saltarse esto no solo crea problemas de papeleo con el IRS, también puede dejar a los empleados sin los documentos fiscales que necesitan para presentar sus propias declaraciones.

¿Cómo Se Presenta un Formulario 941 o 944 Final?

Presenta tu Employer's Quarterly Federal Tax Return (Formulario 941) habitual correspondiente al último trimestre en que pagaste salarios, o el Formulario 944 si presentas anualmente. Marca la casilla del formulario que indica que el negocio cerró, e ingresa la fecha exacta del último pago de salarios. El IRS también pide una declaración adjunta con el nombre de la persona que conservará los registros de nómina y dónde se guardarán, ya que ya no tienes una dirección comercial activa a la cual contactar.

Marca la casilla de "declaración final" en tu último Formulario 941 o 944 e indica la fecha exacta del último pago de salarios. Adjunta una declaración con el nombre de quién conservará los registros de nómina y dónde.

¿Qué Pasa con el Formulario 940 para el Desempleo Federal?

Presenta un Formulario 940 final para saldar tu obligación de impuesto federal de desempleo del año. Igual que el 941, se marca como declaración final. Se presenta anualmente en lugar de trimestralmente, así que la mayoría de las LLC que cierran a mitad de año igual deben un 940 final que cubra los salarios pagados hasta la fecha de cierre, no una versión reducida a prorrata.

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¿Cuándo Hay que Entregar los W-2 a los Empleados?

Aquí es donde la mayoría de los dueños se equivocan: no tienes hasta el plazo habitual del 31 de enero. Cuando cierras un negocio, debes entregar los W-2 antes de la fecha de presentación de tu último Formulario 941 trimestral, que puede ser meses antes del plazo estándar de fin de año. Cada empleado que recibió salario durante el último año calendario necesita uno, sin importar cuán poco tiempo haya trabajado antes del cierre.

¿Qué Es el Formulario W-3 y Hay que Presentarlo?

El Formulario W-3 es el formulario de transmisión que se envía al Seguro Social junto con la Copia A de cada W-2 que entregaste. No puedes enviar los W-2 a los empleados sin también presentar el W-3 ante el Seguro Social; es lo que le indica al gobierno que los totales de salarios realmente coinciden con lo que recibieron los empleados.

¿También Hay que Cerrar la Cuenta Estatal de Seguro de Desempleo?

Sí, y esto es independiente de las presentaciones federales anteriores. Cada estado maneja sus propias cuentas de seguro de desempleo y de retención de impuestos, y cerrar tu LLC ante el Secretario de Estado no cierra esas cuentas automáticamente. Contacta directamente al departamento de ingresos o a la agencia de empleo de tu estado para cerrar la cuenta, o puedes seguir recibiendo facturas de un negocio que ya no existe.

¿No sabes por dónde empezar?

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¿En Qué Orden Se Debe Hacer Todo Esto?

Paga los salarios finales, luego presenta el 941 o 944 final de ese último trimestre, luego entrega los W-2 a los empleados antes de la fecha límite de esa presentación, luego presenta el W-3 ante el Seguro Social, luego presenta el Formulario 940 final del año, luego cierra tus cuentas estatales de desempleo y retención, y luego maneja la presentación real de disolución de la LLC ante tu estado. Hacer primero la presentación estatal, antes de cerrar completamente la nómina, es el error más común, ya que no detiene las obligaciones de nómina que ya ocurrieron.

Cerrando una LLC con Empleados

El cierre de nómina es la parte en la que una LLC de un solo dueño nunca tiene que pensar, y es exactamente el tipo de detalle de cumplimiento que es fácil pasar por alto bajo las instrucciones estándar de disolución de un estado. Nosotros manejamos el cierre completo, la presentación estatal y el orden correcto, desde $99 más la tarifa de tu estado. Comienza en nuestra página de disolución y cuéntanos que tuviste empleados para guiarte en los pasos de nómina.